Vejledning til standardformularer

 

Ordregivere skal ved bekendtgørelser af EU-udbud bruge de standardformularer, som findes på SIMAP’s hjemmeside på http://simap.europa.eu/. Det er obligatorisk at anvende disse formularer.

Standardformularerne findes både i en online version og i pdf-format.

Standardformularer i pdf-format

Formularerne i pdf-format findes på SIMAP’s hjemmeside under ”udbydere”; ”nye formularer i pdf-format”. De udfyldte formularer sendes de til Publikationskontoret via e-mail til mp-ojs@remove-this.opoce.cec.eu.int eller via fax på +352 29 29 44 619, +352 29 29 44 623 eller +352 29 29 442 670.

Når pdf-formularerne modtages hos Publikationskontoret, skal oplysningerne i formularerne manuelt overføres til det elektroniske system, hvorefter bekendtgørelserne offentliggøres i TED-databasen. Det betyder, at der ved brug af pdf-formularerne kan gå længere tid fra afsendelse til offentliggørelse end ved brug af online formularerne, og at der kan være større risiko for fejl i forbindelse med overførelsen til det elektroniske system.

Pdf-formularerne er gode til at give et overblik over, hvilke oplysninger der skal gives i de forskellige formularer. Derimod er de ikke særligt brugervenlige i forhold til fremsendelse til Publikationskontoret. Det skyldes, at det ikke er muligt at skrive direkte i PDF-formularerne, og ordregiver bliver således nødt til at printe formularen ud og manuelt indføre oplysningerne. Det kan især give problemer, hvor ordregiver vil give flere oplysninger, end der er plads til i det pågældende felt, da felterne ikke kan udvides.

Konkurrencestyrelsen kan derfor anbefale, at online formularerne så vidt muligt anvendes.

Online formularer

Formularerne i online format findes på SIMAP’s hjemmeside ved at vælge ”udbydere”; ”nye formularer”, og herefter linket på selve siden ”de formularer”. Her er der adgang til de 13 standardformularer.

Man kan her vælge at klikke sig ind direkte på den relevante formular eller at gå via feltet ”Adgang til dine formularer”. Fra siden med ”dine formularer” er der adgang til såvel tidligere afsendte formularer, formularer under udarbejdelse og nye formularer.

Brugerregistrering

Uanset om man vælger at gå direkte til en formular eller via feltet ”adgang til dine formularer”, skal man have et brugernavn og et password.

Er det første gang, man bruger online formularerne, skal man vælge ”jeg har ikke noget login”. Herefter skal man udfylde en formular til brugerregistrering, hvor man selv vælger et brugernavn og et password. Vær opmærksom på, at de felter, der er markeret med stjerne, skal udfyldes, og at der er forskel på små og store bogstaver.

Et af felterne i brugerregistreringen indeholder et sikkerhedsspørgsmål og svar. Her skal man anføre et vilkårligt spørgsmål og det dertil hørende svar, som man kun selv kender. Hvis man på et senere tidspunkt glemmer sit password, vil man få stillet dette sikkerhedsspørgsmål. Svarer man rigtigt, vil man modtage et nyt password per mail.

En formular til brugerregistrering kunne fx se sådan ud:

formular til brugerreg.

Når brugerformularen er udfyldt, klikkes på ”Opret”. Efter ganske kort tid vil man modtage et transaktionsnummer, som skal bruges sammen med brugernavn og password, første gang man logger sig på. Ved efterfølgende login’s er det nok bare at indtaste sit brugernavn og password.

Formularforvaltning

Efter at have logget på, får man adgang til sin personlige side. Her har man følgende valgmuligheder:

  • Din profil
  • Benyt assistent
  • Ny formular
  • Adgang til dine formularer
  • Log af

Din profil

På denne side har man mulighed for at ændre sine registreringsoplysninger, herunder password og sikkerhedsspørgsmål.

Det er også muligt at indtaste standardoplysninger om ordregiver til brug for udfyldelse af formularer. Det drejer sig om de oplysninger, som findes i bekendtgørelsernes DEL I: Ordregivende myndighed. Når disse generelle standardparametre er udfyldt, vil DEL I i de standardformularer, man fremover skal udfylde, automatisk indeholde de pågældende oplysninger. Det vil naturligvis altid være muligt at ændre oplysningerne – enten generelt under ”Din profil” eller direkte i den konkrete standardformular. Hvis man ofte udfylder standardformularer for den samme ordregiver, kan det være tidsbesparende at udfylde standardparametrene.

NB! Der kan være problemer med, at hele siden ikke kan ses ved at ”scrolle” ned. I givet fald kan tabulatortasten anvendes til at komme længere ned på siden.

Benyt assistent

Under denne funktion kan man få hjælp til valg af formularer over to trin.

For det første skal man vælge brugertype. Her kan man vælge mellem ”ordregivende myndigheder”, ”ordregivende enheder (forsyningssektoren)”, ”koncessionshavere” eller ”EU-institutioner”. Der findes også en kortfattet beskrivelse af hver brugertype.

Når man har valgt en brugertype, vil alle formularer, der ikke vedrører denne brugertype, automatisk blive sorteret fra. Kun de formularer, som kan bruges af den pågældende brugertype, vil fremgå.

Efter at have valgt den formular, som man ønsker at anvende, kan denne udfyldes på sædvanlig vis. Se nærmere nedenfor under ”ny formular”.

Ny formular

Her kan man vælge mellem de 13 standardformularer.

Standardformularerne består af op til 6 dele og 4 bilag:

  • DEL I indeholder generelle oplysninger om ordregiver.
  • DEL II indeholder oplysninger om kontraktens genstand.
  • DEL III indeholder juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger.
  • DEL IV indeholder oplysninger om procedurer.
  • DEL V indeholder oplysninger om tildeling af kontrakter.
  • DEL VI indeholder supplerende oplysninger.
  • Bilag A indeholder oplysninger om yderligere adresser og kontakter.
  • Bilag B indeholder oplysninger om delaftaler.
  • Bilag C indeholder oplysninger om tjenesteydelseskategorier.
  • Bilag D indeholder oplysninger om begrundelse for brug af forhandlingsproceduren.

Uanset om man vælger den ene eller den anden standardformular vil fx DEL I altså altid indeholde oplysninger om ordregiver og DEL IV oplysninger om procedurer. En standardformularer vil dog ikke altid indeholde samtlige dele – fx indeholder udbudsbekendtgørelsen ikke DEL V om tildeling af kontrakter.

Hver enkelt del af standardformularen udgør et selvstændigt skærmbillede, hvor de felter, som er markeret med stjerne, skal udfyldes, inden man kan gå videre til næste del. Man vil altid kunne springe tilbage til en forudgående del, men man kan ikke springe frem til en efterfølgende del, før en række oplysninger er givet.

Det er vigtigt at bemærke, at når man har valgt en standardformular, vil man blive stillet en række indledende spørgsmål. Felterne skal udfyldes og har betydning for de felter, der efterfølgende vil fremgå af formularen. Kun vedrørende formularer om koncessionskontrakter vil der ikke være sådanne indledende spørgsmål.

Fx i formularen ”Udbudsbekendtgørelse” vil man blive spurgt om kontrakttype og proceduretype. Vælger man fx proceduretypen ”offentligt udbud”, vil det automatisk i DEL IV om procedurer fremgå, at man har valgt denne udbudsform. Man vil derfor ikke få støde på feltet ”begrænsning af antal økonomiske aktører, som vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltage” (punkt IV.1.2. i udbudsbekendtgørelsen). Skal udbudsformen på et senere tidspunkt ændres til fx ”begrænset udbud”, kan det ikke ske under DEL IV, og man må derfor tilbage til ”indledningen” for at ændre.

Tilsvarende vil man fx i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.8 blive spurgt om, hvor mange delkontrakter udbuddet indeholder. Svaret vil have betydning for, hvor mange gange bilag B bliver gentaget.

Når man har udfyldt samtlige dele og bilag i standardformularen kommer man til en afsluttende side ”Godkendelse af formularen”. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem diverse tidsfrister, der er nævnt i formularen, vil det fremgå her. Det vil fx være tilfældet, hvis datoen for påbegyndelse af arbejdet ligger før tilbudsfristen. Sådanne uoverensstemmelser skal rettes, inden man kan gå videre.

Foreligger der ikke uoverensstemmelser i formularen, kan man under ”Godkendelse af formularen” hente standardformularen som en pdf-fil eller godkende og gemme.

Hentes formularen i en pdf-fil, vil man kunne se, hvordan den udfyldte standardformular kommer til at se ud i sin helhed. Det kan være et nyttigt værktøj til efterfølgende kontrol og godkendelse, idet bekendtgørelsen kan printes ud, gemmes og videresendes.

Vælges ”godkende og gemme”, betyder det ikke, at bekendtgørelsen automatisk bliver sendt. Man vil blot automatisk blive ført over på siden ”Adgang til dine formularer”, hvor formularen vil være gemt. Man kan således altid efterfølgende ændre i formularen og sende den på et senere tidspunkt. For oplysninger om afsendelse mv., se nærmere nedenfor under ”Adgang til dine formularer”.

Det er også muligt på et hvilket som helst tidspunkt under udfyldelsen af formularen at gemme og logge af. Det sker ved at klikke på diskette ikonet i øverste højre hjørne. Man kan komme tilbage til formularen via ”Adgang til dine formularer”.

Adgang til dine formularer

Denne side giver et godt overblik over samtlige udbudsbekendtgørelser – både formularer til færdiggørelse, formularer under udarbejdelse og en historik over tidligere fremsendte formularer.

For så vidt angår formularer til færdiggørelse og formularer under udarbejdelse fremgår følgende oplysninger af overblikket:

  • Oprettelsesdatoen
  • Hvilken formular det drejer sig om
  • Den officielle titel
  • Ejer af formularen (dvs. brugernavnet)
  • Formularens status – om den er under udarbejdelse eller om den er færdig.
  • Adgang til at redigere i formularen (klik på Internet symbolet)
  • Adgang til at hente formularen i en pdf-fil (klik på pdf-logoet)

Når man er klar til at sende bekendtgørelsen, markeres den pågældende formular, hvorefter man klikker på ”send”. Formularen vil herefter automatisk blive sendt til Publikationskontoret, og man vil få en elektronisk bekræftelse på modtagelsen. Den pågældende formular vil herefter kunne findes under ”Historik for fremsendte formularer”.

Det er også muligt på et hvilket som helst tidspunkt at slette en formular under udarbejdelse. Det sker ved at markere den pågældende formular og klikke på papirkurv symbolet.

For så vidt angår historik for fremsendte formularer fremgår følgende oplysninger af overblikket:

  • Fremsendelsesdatoen
  • Hvilken formular det drejer sig om
  • Den officielle titel
  • Referencenummeret (dvs. det nummer bekendtgørelsen får ved offentliggørelse i TED-databasen)
  • Status for bekendtgørelsen

På samme måde, som beskrevet ovenfor, er det også muligt at slette tidligere fremsendte formularer fra sit overblik.

Vejledning til udfyldelse af bestemte standardformularer

På de følgende sider gives en interaktiv hjælp til udfyldning af de konkrete felter i en række standardformularer:

Ønsker du "pop-up" teksterne som en samlet pdf-fil, findes de her: